Vous êtes stressé à l’idée d’organiser une soirée d’entreprise ? Pas de panique. Il suffit de ne pas sauter d’étapes et de bien définir vos objectifs pour faire un sans faute. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider.
Déterminer la cible et le type d’évènement
Ne vous hâtez surtout pas pour organiser une soirée d’entreprise avant d’avoir minutieusement préparé votre projet en amont. L’étape initiale consiste à faire le point sur la cible et les objectifs. Il est important que cette soirée soit totalement incluse dans la stratégie globale de communication. A-t-elle pour but la fidélisation de clients, le lancement d’un nouveau produit, la résolution d’un conflit en interne ou le souhait d’attirer de nouveaux prospects ?
Il faut aussi que l’évènement choisi soit en accord avec votre objectif. Ainsi, si vous désirez renforcer l’esprit d’équipe ou booster la motivation de vos collaborateurs, rien de tel que le team-building. Dans le cas du lancement d’un nouveau produit, proposez des ateliers et des démonstrations pour permettre à l’assistance de connaître en détail votre nouvelle offre.
La bonne date et le bon lieu
La date est l’un des paramètres à ne surtout pas négliger. Renseignez-vous sur les évènements qui vont s’organiser aux environs et évitez-les surtout si les cibles sont identiques. Idem, les périodes de vacances ne sont pas l’idéal, car personne ne sera disponible. En semaine, les mardis et les jeudis sont les jours les plus conseillés.
Pour ce qui est du lieu, il est à choisir selon le message à véhiculer. Si vous communiquez sur le thème de l’écologie, pourquoi ne pas organiser votre évènement dans un parc ou en pleine nature ? S’il va être axé sur le haut de gamme, les châteaux ou les grands restaurants s’avèrent être un choix très judicieux.
Une organisation sans faille : externaliser ou faire tout en interne ?
Un choix qui peut rapidement devenir cornélien. Car organiser en interne permet de réaliser de belles économies en évitant de payer les services d’un prestataire externe. Cependant, il ne s’agit pas de la solution la plus judicieuse si vous ne disposez pas des compétences et ressources nécessaires. Pour éviter de prendre le risque que votre évènement soit un échec, déléguez partiellement ou totalement les préparatifs à une agence évènementielle. La recherche des pros de l’event, c’est ici.
Ces spécialistes bénéficient d’un important réseau et d’une véritable expertise qui leur permettent d’assurer le succès de votre soirée. Il va juste falloir établir ensemble un cahier des charges afin d’y consigner tous vos besoins et exigences. Un rétro-planning sera remis par l’agence ensuite et l’organisation pourra démarrer.
L’animation, la clé
Une soirée sans animation peut rapidement devenir ennuyeuse et pousser finalement vos invités à partir. C’est le genre de couac à éviter absolument. Prévoyez donc des animations originales, voire surprenantes, pour faire vivre de nouvelles expériences à vos convives. Circus show, cinéma academy, défis pilotage de drone, magicien close-up, animation hypnose, réalité virtuelle… Il faut dire que l’offre ne manque pas et les professionnels rivalisent d’imagination pour faire découvrir des nouveautés insolites.
